Smart working: 5 app per essere produttivi anche a casa

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Lavorare da casa è fantastico. All’inizio. Poi ci si rende conto che è difficile avere la testa al lavoro, quando il corpo rimane a casa. Se come me avete bisogno di qualche “spinta esterna” per essere produttivi, ecco le 5 app perfette per essere produttivi quando si fa smart working.

Organizzare il proprio tempo facendo smart working

Qualcuno di noi, quando lavora da casa, fa una fatica immensa a mettersi alla scrivania (uso il plurale per sentirmi meno in colpa): la colazione dura quanto un banchetto, una pausa per prendere un bicchiere d’acqua in cucina diventa un’avventura che merita almeno il tempo di una puntata di una serie TV. E non parliamo di quando Disney+ mi avvisa che è uscita una nuova puntata di The Mandalorian. Ma anche chi lavora indefessamente ha bisogno di gestire il proprio tempo: non siete pagati per lavorare 16 ore al giorno. A meno che non siate i protagonisti sfortunati di un romanzo di Dickens.

troppo smart working

Forse ha esagerato con lo smart working?

Anche durante lo smart working, è fondamentale dedicare il giusto tempo al lavoro, al relax, all’allenamento, e magari ad una chiamata a qualche amico o familiare. Serve un’agenda, possibilmente una che possiate consultare sia da smartphone che su PC, e che vi ricordi quando iniziare a lavorare, ma anche quando smettere. Il Calendario di Google è una buona applicazione, così come Microsoft To Do.

Ma se volete qualcosa di più gradevole esteticamente, e già molto completa nella versione free, provate Any.Do. Oppure scrivete tutto sul frigo e puntate una sveglia analogica, l’importante è fissare degli orari. E rispettarli, il più possibile.

any.do smart working

Progettare insieme, anche a distanza

Hemingway diceva che “la prima bozza di qualsiasi cosa è una merda”, ed anche se parlava di romanzi, la stessa cosa vale per tutte le idee. Un’idea, se non viene condivisa, elaborata e ripensata, serve a poco. Ed il bello di lavorare in gruppo, è che una volta avuto lo spunto geniale, ci si può lavorare sopra assieme.

Ma diventa parecchio più difficile quando non si è nella stessa stanza. Fortunatamente c’è MindMeister, un’applicazione che consente di sviluppare le proprie idee in maniera grafica, e svilupparle con i propri colleghi. In sostanza, su MindMeister avrete a disposizione una lavagna digitale, su cui fare brain storming di idee, organizzarle in mappe concettuali e grafici, aggiungere fotografie ed altri media. In questo modo, potrete non solo condividere la “genialata” che vi porterà al successo, ma anche svilupparla e capire come lavorarci sopra. Basta avere un’idea geniale, e sono certo che quello non sarà un problema.

MindMeister

Dividere i compiti con il proprio team di lavoro

Ogni ufficio ha delle dinamiche diverse. Dopotutto, ci sono più lavori di quanti ognuno di noi ne possa immaginare, e sarei presuntuoso se pretendessi di dare una soluzione per tutti. Ma, generalizzando, si può dire che la parte più complicata (e vincente) di lavorare in gruppo è il dividersi le mansioni in maniera intelligente.

Capire chi fa cosa è la base per avere una buona esperienza lavorativa. Se normalmente in ufficio scrivete su una lavagna, mandate email o urlate da una scrivania all’altra, durante lo smart working il modo migliore per assegnare compiti è Trello. Utilizzabile sia su smartphone che dal browser, quest’app è fondamentalmente una bacheca, su cui segnare i lavori da fare, e a chi toccherà farli. Facilissimo creare bacheche diverse per ogni progetto, e categorie per organizzare i lavori. Poi, una volta assegnati i compiti, resta solo il piccolo problema di svolgerli.

trello

Comunicare con i colleghi durante lo smart working

Molto probabilmente, usate diversi strumenti per comunicare con i vostri colleghi. Girate le email del cliente/fornitore/chicchessia, video chiamate su Skype o Teams (quando non lo usano in troppi), vi lamentate di qualche collega su Whatsapp. Per le video chiamate vi consigliamo di dare un’occhiata anche a queste app, ma per le comunicazioni di tutti i giorni, provate ad usare Slack.

slack smart working

Su Slack potete creare gruppi diversi, ed all’interno di quei gruppi, seguire conversazioni diverse a seconda degli hashtag. Ad esempio, guarderete subito le notifiche della conversazione chiamata #urgente o #assistenzaclienti, ma potete aspettare per leggere le notifiche di #calcettocolleghi. Inoltre potrete mandarvi documenti con il supporto completo della Google G Suite, video chiamare un collega per informazioni, comunicare in privato e al team completo. Slack ricrea la sensazione di comunicare con l’intero ufficio, ed anche se ci vorrà qualche momento per abituarsi, scoprirete presto quanto sia comoda per comunicare con i vostri colleghi.

Usa il PC in remoto

Collegarsi al PC in remoto può essere utile per vari motivi. Ad esempio, se il portatile che avete a casa non è abbastanza potente per le operazioni che dovete fare, ed avete bisogno di collegarvi al fisso che avete in ufficio. Ma durante lo smart working può essere particolarmente utile anche per prendere possesso del PC di un collega (consensualmente, è ovvio) per sistemare un problema o accedere a qualche dato che sarebbe troppo difficile spiegare su Slack.

L’app più nota per farlo è di certo Teamviewer, ma un’alternativa che si sta rivelando davvero valida è AnyDesk, che funziona praticamente su ogni sistema operativo possibile. Entrambe non sono super intuitive se è la prima volta che le usate, ma ci prenderete la mano abbastanza velocemente. Ed anche se cedere controllo del vostro PC può spaventare, è di sicuro meno frustrante del collega che vi ruba il mouse per spiegarvi come chiudere il programma bloccato. Sapete fare CTRL+ALT+Canc anche da soli, grazie.

Anydesk

Ora sei pronto per lo smart working

Con queste app, dovresti avere tutto quello che ti serve. L’unico consiglio che mi sento di darti, è quello di sentire il più possibile i tuoi colleghi, su Slack o qualsiasi altra piattaforma: non c’è modo migliore per sentirsi parte di un team, e motivarsi per andare al lavoro, anche da casa.


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